Kuhusu Mkutano Wako Ujao

Picha za Amana 18597265 s

Nimekuwa nikifikiria sana juu ya mikutano hivi karibuni. Ujumbe wa Seth umewashwa hafla za kampuni za kila mwaka ilinihamasisha kuanza kuunda chapisho hili. Kama mtu aliye na biashara ya mfanyakazi mmoja, lazima nipate kuwa mwangalifu kabisa juu ya mikutano mingapi ninayohudhuria ambayo haina mapato.

Kila siku, ninaalikwa kwenye mkutano - kawaida kikombe cha kahawa au chakula cha mchana. Wakati mwingi, wao ni uhusiano wa kitaalam au hata huongoza kwa hivyo haina mapato leo, lakini kesho inaweza kusababisha kitu. Mikutano hii inasisimua sana… kawaida kujadiliana au kuweka mikakati juu ya kampuni, uuzaji wao, au teknolojia inayoongezeka.

Hiyo ni tofauti kabisa na wakati nilikuwa nikifanya kazi katika kampuni kubwa ambazo zilifanya mikutano kila siku, ingawa. Mikutano katika kampuni ni ghali, inakataza uzalishaji, na mara nyingi ni kupoteza muda kabisa. Hapa kuna aina ya mikutano inayoharibu utamaduni wa biashara:

  • Mikutano iliyofanyika kupata makubaliano. Nafasi ni kwamba umeajiri mtu anayewajibika kupata kazi hiyo. Ikiwa unafanya mkutano kuwaamulia… au mbaya zaidi… kuchukua uamuzi kutoka kwao, unafanya makosa. Ikiwa hauamini mtu huyo kufanya kazi hiyo, basi uwafukuze kazi.
  • Mikutano ya kueneza makubaliano. Hii ni tofauti kidogo… kawaida hushikiliwa na mtoa uamuzi. Yeye hajiamini katika uamuzi wao na anaogopa juu ya athari. Kwa kufanya mkutano na kupata makubaliano kutoka kwa timu, wanajaribu kueneza lawama na kupunguza uwajibikaji wao.
  • Mikutano ya kuwa na mikutano. Hakuna kitu kibaya zaidi kuliko kukatiza siku ya mtu kwa mkutano wa kila siku, kila wiki, au kila mwezi ambapo hakuna ajenda na hakuna kinachotokea. Mikutano hii ni ya gharama kubwa sana kwa kampuni, mara nyingi hugharimu maelfu ya dola.

Kila mkutano unapaswa kuwa na lengo ambalo haliwezi kutekelezwa kwa kujitegemea… labda kujadiliana, kuwasiliana na ujumbe muhimu, au kuvunja mradi na kupeana majukumu. Kila kampuni inapaswa kufanya sheria - mkutano bila lengo na ajenda inapaswa kukataliwa na mwalikwa.

Miaka mingi iliyopita, nilipitia darasa la uongozi ambapo walitufundisha jinsi ya kuwa na mikutano. Hiyo inaweza kuonekana kuwa ya kuchekesha, lakini gharama ya mikutano kwa mashirika makubwa ni muhimu. Kwa kuboresha kila mkutano, umeokoa pesa, wakati, na kuziunda timu zako badala ya kuziumiza.

Mikutano ya timu ilikuwa na kiongozi, a mwandishi (kuchukua maelezo), a mtunza muda (kuhakikisha mkutano ulikuwa wa wakati unaofaa), na mlinzi wa lango (kuendelea kwenye mada). Mtunza wakati na mlinda lango alibadilisha kila mkutano na alikuwa na mamlaka kamili ya kubadilisha mada au kumaliza kikao.

Dakika 10 za mwisho au zaidi ya kila mkutano zilitumika kukuza Mpango wa Hatua. Mpango wa Utekelezaji ulikuwa na nguzo 3 - Nani, Nini, na Wakati. Iliyofafanuliwa katika kila hatua ni nani angefanya kazi hiyo, ni nini vitu vinavyoweza kupimika vilikuwa, na ni lini wangeweza kuifanya. Ilikuwa kazi ya viongozi kuwawajibisha watu juu ya yaliyokubaliwa. Kwa kuanzisha sheria hizi za mikutano, tuliweza kubadili mikutano kutoka kwa usumbufu na tukaanza kuifanya iwe na tija.

Ningekupa changamoto kufikiria juu ya kila mkutano unaofanya, iwe ni mapato, ikiwa ni tija, na jinsi unavyosimamia. Mimi hutumia Kalenda ya kupanga mikutano yangu na mara nyingi hujiuliza ni mikutano mingapi ambayo ningekuwa nayo ikiwa ungelipa ada kwa kadi ya mkopo kuipanga! Ikiwa ulilazimika kulipia mkutano wako ujao nje ya mshahara wako, je! Ungekuwa bado unayo?

3 Maoni

  1. 1

    Doug, ningependa kupanga mkutano na wewe kujadili hili zaidi. 🙂

    Niliwahi kusikia mchekeshaji akisema kuwa mikutano ingeenda haraka sana katika Amerika ya ushirika ikiwa mratibu ataanza mkutano kwa kuuliza kila mtu ainue mkono ikiwa bado anafanya kazi kwa kile walichokuwa wakifanya jana.

  2. 2

    Chapisho la kushangaza! Falsafa ya "mikutano yote ni ya hiari" kwa kweli ni mwongozo wa ROWE, ambayo kampuni yangu imekuwa ikifurahiya kwa miaka kadhaa sasa. Wengi wetu tunathamini vitu visivyo sawa, kama "wakati wa uso", au kujaza kiti wakati uliowekwa mapema. Mikutano na wakati wa uso ni nzuri na zina thamani katika muktadha sahihi lakini hatupaswi kuruhusu vitu hivi kutupatia udanganyifu wa tija wakati haina maana.

Unafikiri?

Tovuti hii inatumia Akismet kupunguza spam. Jifunze jinsi maoni yako yanasindika.